Funcționalitatea esențială a unui sistem ERP se bazează pe centralizarea datelor pentru a facilita distribuirea lor pe scară largă. Astfel de sisteme integrează o bază de date unificată care permite accesul la informații acumulate din diverse activități și departamente. Aceasta unifică cunoștințele și experiența utilizatorilor sistemului ERP, oferind o viziune coerentă și integrată asupra operațiunilor.
Sistemul ERP permite colectarea, validarea, procesarea și transferul datelor, fie în forma lor brută, fie sub forma de rapoarte financiare și declarații. Aceste date pot fi introduse manual de utilizatori, importate din alte sisteme sau schimbate prin tehnologii precum EDI (Electronic Data Interchange) pentru o eficiență sporită în comunicațiile între conturi cheie internaționale și furnizorii lor.
Un software ERP facilitează gestionarea eficientă a activităților zilnice, permițând o înregistrare precisă a acestora în baza de date. Informațiile generate sunt apoi disponibile pentru management și alte departamente care necesită aceste date.
Elementele constitutive ale unui sistem ERP includ:
- Administrare: Configurarea accesului utilizatorilor, personalizarea documentelor și rapoartelor, și gestionarea backup-ului bazei de date.
- Gestiunea stocurilor: Monitorizarea precisă și în timp real a stocurilor și mișcărilor acestora.
- Mijloace fixe: Urmărirea detaliată a tranzacțiilor financiare legate de activele companiei.
- Contabilitate: Automatizarea operațiunilor contabile și generarea rapoartelor financiare obligatorii.
- Salarizare: Administrarea datelor angajaților și procesarea calculului salarial.
- Comenzi: Estimarea necesarului de stocuri în funcție de variabile precum sezonalitatea.
- Aprovizionare: Gestionarea eficientă a lanțului de aprovizionare.
- Vânzări: Gestionarea procesului de vânzare, inclusiv discounturile și documentația aferentă.
- Încasări și Plăți: Monitorizarea facturilor și evaluarea comportamentului de plată al clienților.
- Facturare: Procesarea și generarea documentelor de facturare.
- Servicii: Gestionarea activităților de service și garanție.
- Producție: Gestionarea comenzilor de producție și a proceselor asociate.
- Centre de cost: Analiza costurilor pentru identificarea eficienței operaționale.
- EDI: Automatizarea schimbului de date între partenerii comerciali.
- Notificări: Trimiterea automată de informații și documente către clienți.
- Interfețe: Integrarea ERP cu alte aplicații pentru extinderea funcționalităților.
- Nomenclatoare: Înregistrarea detaliată a informațiilor despre parteneri și produse.
- Rapoarte: Crearea și personalizarea rapoartelor pentru fiecare departament.
Prin aceste componente, un sistem ERP oferă o soluție completă pentru optimizarea operațiunilor și îmbunătățirea eficienței organizaționale.